“No digas que te falta tiempo, tienes exactamente el mismo número de horas al día que las que recibieron Helen Keller, Luis Pasteur, Miguel Ángel, la Madre Teresa de Calcuta, Leonardo Da Vinci y Albert Einstein”
Aunque así lo dijo el publicista H. Jackson Brown en el libro escrito para su hijo, Life's Little Instruction Book (Pequeño Libro de Instrucciones Para la Vida), la realidad es que para la mayoría de nosotros el tiempo, o la falta de tiempo, se ha vuelto uno de los retos principales en nuestra vida, tanto laboral como personal.
1. Herramientas - Menos es Más
Un pequeño estudio realizado por High Perfromance Lifestyle a 68 expertos en productividad, la herramienta preferida fue ‘lápiz y papel’, si lo leyeron bien ¡LÁPIZ Y PAPEL!, seguido por Evernote, el smartphone, el cronómetro y el calendario.
Elegir una serie de herramientas (cuanto más sencillas e integradas mejor) es un primer paso para poder organizar tu día. Existen miles de programas y apps que te ayudarán, mencionaremos algunos más adelante.
2. Crea un Registro
Un ejercicio muy útil, y revelador, es mantener un registro de tus actividades durante varios días, para entender dónde se te va el tiempo. Esto es como un ‘cuenta calorías’ pero de tus actividades del día a día, y debes incluir todo, desde conversaciones por teléfono, reuniones, tareas, tiempo en redes sociales, descansos etc. Después de varios días te ofrecerá un claro panorama del tiempo dedicado a distintas actividades y podrás ver áreas de oportunidad.
Puedes usar programas como Rescue Time para registrar tus tareas y tiempo de duración.
3. Planifica tu día
Dedica los últimos 30 minutos de tu día a planificar el siguiente día. De esta manera empezarás el día con una clara idea de las tareas que tienes que hacer.
Existen muchas herramientas para organizar tu día a día. Personalmente uso Google Calendar, también Trello para manejar el día a día de los proyectos. Otros programas muy útiles son MyLifeOrganized, Remember the Milk, Workflowy y Nozbe.
4. Empieza con pequeñas victorias
Si puedes completar varias tareas al principio de tu día habrás empezado tu jornada con éxito y te dará motivación para el resto de la jornada.
5. Limita tu disponibilidad
Dedica tiempo a trabajar sin distracciones, con completa concentración enfocada a una tarea. Apaga las notificaciones, llamadas, emails y demás medios por los que puedas ser contactado.
6. Planifica interrupciones
Al igual que es importante dedicar tiempo sin distracciones, es importante planificar tiempo para desconectar y distraer la mente. Te ayudará a volver al trabajo con la mente despejada. Existen también muchas teorías y técnicas, una de ellas la del Pomodoro que defiende que después de cada 25 minutes corremos el riesgo perder la concentración y quemarnos, con lo cual hay que tomarse 5 minutos cada 25 minut. Existe varios cronómetros online basados en este concepto como Pomodoro Timer o Focus Booster App.
7. Cuantifica
Calcula el tiempo estimado por tareas y lleva el control del tiempo dedicado. Si ves que necesitas mas tiempo vuelve a programar tiempo, lo importante es que ese tiempo extra no se pierda en limbo si no que puedas ver con claridad dónde y cómo se te fue el tiempo.
8. Desconecta
Más fácil dicho que hecho, pero es importantísimo desconectar del trabajo y para todos aquellos enganchados a los móviles (y me incluyo): apágalo, déjatelo en casa o escóndelo unas horas todos los días. El mundo no se va a acabar por no estar 100% disponible, a no ser que seas Batman.
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